Instagramで見たこのExcelのトリックは、毎月何時間も節約し、出欠管理を簡単にしてくれます

Microsoftは2023年10月にExcelのチェックボックスのテストを開始しました。この機能を使うと、TRUE値やFALSE値などのデータを視覚化できるため、Excelの可能性は無限大です。チェックボックスはまだベータ版ですが、Exceldictionaryの動画で使い方が紹介されており、とても便利だったのでInsiderに登録しました。

Exceldictionaryで、チェックボックスを使って出席状況を追跡する方法が紹介されていました。私は自分が運営するアメリカンフットボールチームの出席状況を追跡しているので、すぐに興味を持ちました。

Excelには既にチェックボックスの形式がありますが、使いにくくて直感的ではないと感じていました。新しいチェックボックス機能ははるかに便利で、使いやすいと感じています。詳細な操作ガイドについてはExceldictionaryをご覧ください。これは私が勤怠管理ツールを作成した経験と、その作成を通してExcelのチェックボックスがいかに便利かを実感した経緯を述べたものです。

出席状況の追跡

コーチングに関して、私のチームの原動力となっている原則の 1 つは、トーマス・モンソンの言葉です。「パフォーマンスが測定されると、パフォーマンスは向上します。パフォーマンスが測定され、報告されると、改善の速度は加速します。」

物事を管理するのは馴染みのある概念ですが、効率化するのは難しい場合があります。私のチームの選手が20人未満でコーチが数人しかいなかった頃は、手作業で作業するのはそれほど面倒ではありませんでした。しかし、今では選手が数十人、コーチが10人以上になり、手作業で集計するのに非常に時間がかかります。以前は、出席状況を示すために1または0に設定されたボックスを使用していました。これは問題なく機能していましたが、見た目が美しくなく、チェックボックスに見られるような機能が欠けていました。

ボックスを選択してスペースキーを押すとチェックが切り替わるといったちょっとした機能は非常に便利です。複数のボックスを選択した場合でも同様に機能します。

チェックボックスの最も便利な機能は、チェックの有無に応じて値をTRUEまたはFALSEとしてマークすることです。この値はデータの追跡に使用できます。

チェックボックスを値として使用する

チェックボックス機能を初めて使用したとき、主なメリットはデータの視覚化だと考えました。チェックボックス、繰り返し機能、ステンシルフォントを組み合わせることで、各選手の出席状況を視覚的に明確に示すプログレスバーを作成できました。しかし、Excelの新しいチェックボックス機能の大きなメリットは、スプレッドシートで強調表示できることです。プログラムがチェックボックスから値を取得できるのです。

スプレッドシートの一番上には、選手の観客動員数とコーチのカテゴリーがあります。これらはSUM関数を使って計算されていますが、うまく機能させるには少し手を加える必要がありました。COUNTIF関数を使って、チェックボックスがチェックされている場合にのみ値（この場合はTRUE）を入力するようにしました。こうすることで、これらの値を使って合計、平均、その他の指標を作成できます。

このスプレッドシートでは、データが表形式で設定されているため、列を並べ替えることができます。チェックボックスの値はCOUNTIF関数によって既に数値として表示されるため、この機能を使って観客数を並べ替えることができます。例えば、合計列を降順で表示するように並べ替えることができます（このスプレッドシートでは、ZAで並べ替える必要があります）。数値で表示したい場合は、上記の選手またはコーチの合計数と同じ数式を使用して、別のセル範囲を選択します。

少しの努力で大きな成果が得られる

この記事のリサーチ中に、作成したスプレッドシートを数人の友人に見せました。1人は採用関係の仕事に就いており、もう1人は小学校の先生です。2人とも、仕事で使いたいのでスプレッドシートのコピーが欲しいと言ってくれました。

これは個人的な意見ですが、Excelのチェックボックスへの関心は高まると思います。従来のチェックボックス機能よりも使いやすく、スプレッドシートでも様々な用途で活用できます。

Excelベータ版

チェックボックスはまだベータ版のため、ご利用いただくにはOffice Insider会員である必要があります。早くすべてのユーザーにご利用いただけるよう願っておりますが、それまでの間は、Windows 11でOffice Insiderプログラムに登録する方法についてのガイドをご覧ください。

ショーン・エンディコットはWindows Centralのテクノロジージャーナリストで、Windows、Microsoftソフトウェア、AI、PCを専門としています。Windows 10と11からChatGPTのようなAIツールの台頭まで、主要なリリースを取材してきました。ショーンのキャリアはLumia 930から始まり、アプリ開発者との強いつながりを築きました。執筆活動以外では、アメリカンフットボールのコーチも務めており、チームの運営にMicrosoftのサービスを活用しています。ノッティンガム・トレント大学で放送ジャーナリズムを学び、X（@SeanEndicott_）とThreads（@sean_endicott_）で活躍しています。