Outlookを使って1週間で10,767通のメールを削除した方法

先週、Outlookの受信トレイを見てみたら、何千通ものメールが保存されていることに気づきました。どれも既読メールだったのですが、受信トレイに放置され、増え続けるメールの一部として私を嘲笑っていました。
受信トレイに届いたメールは見ますが、ほとんど削除しません。重要なメールは、後で必要になった時のために保存しておこうと自分に言い聞かせます。重要でないメールは、そのまま忘れてしまいます。
確かに、電子メール管理の計画があまりよく考えられていないため、私の受信トレイには大量の電子メールが届きますが、その中には必要ないメールがほとんどありません。
受信トレイに溜まったメール自体は特に害はないと思いますが、1万通以上のメールが溜まっているのを見ると少し気がかりだったので、年末の大掃除をすることにしました。Outlookの「一括削除」機能を使って1万通以上のメールを削除しました。その後、Outlookの他の機能を使って受信トレイを整理し、今後メールがいっぱいになるのを防ぎました。
最近の更新
2025年6月17日午後2時50分(東部標準時):この記事で紹介したヒントを使って、さらに多くのメールを削除しました。削除したメールの数は14,000件を超えています。
Outlook のスイープ
SweepはOutlookで何年も前から利用可能です。Microsoftは以前、受信トレイの整理に特化したOutlookの広告を掲載していました。私も以前使ったことがありますが、もちろんしばらく使っていません。
この機能を使うと、特定の受信者からのすべてのメールに対して同じアクションを実行できます。デフォルトでは、メールアドレスに対して「スイープ」を使用すると、それらのメッセージは「削除済みアイテム」フォルダに移動されますが、特定の受信者からのすべてのメールを特定のフォルダに移動することもできます。
私の主な焦点は古いメールを削除することでしたが、Sweep を使用して、私が運営するアメリカン フットボール チームに関連するすべてのメールを専用のフォルダーに移動しました。
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スイープの使い方は簡単です。メールを開いた後、または1つ以上のメールを選択した後、Outlookで省略記号メニュー(...)をクリックします。次に「スイープ」を選択します。すると、4つのオプションが表示されます。
- 受信トレイフォルダからすべてのメッセージを移動する
- 受信トレイフォルダからすべてのメッセージと今後のメッセージを移動します
- 常に最新のメッセージを保持し、残りを受信トレイフォルダから移動します
- 10日以上経過したメッセージを常に受信トレイフォルダから移動する
各プロンプトの表現は、受信トレイフォルダからメッセージを移動することに関するものであることに注目してください。これは、ドロップダウンメニューから移動先を選択できるためです。
長年にわたり受信した大量のメールに対してこのプロセスを繰り返し、1週間で10,767通ものメールを整理しました。また、今後は不要なメールを減らすためのルールもいくつか設定しました。
Outlook でのサブスクリプションの管理
受信トレイを整理するもう一つの方法は、大量のメールの受信を減らす、あるいは減らすことです。Outlookには、別のウェブサイトに移動することなく、ほとんどのサービスの購読を解除できる機能があります。別のページに移動する必要がある場合でも、Outlookは購読解除セクションに直接移動します。
Outlookでは、ページ上部に「メールの受信が多すぎませんか?」というメッセージが表示されることがあります。このメッセージ内で、「購読解除」または「購読の管理」をクリックできます。
次の手順に従って、サブスクリプションを管理するセクションにアクセスすることもできます。
- Outlook の右上隅にある設定アイコン (⚙️)をクリックします。
- メールを選択します。
- [サブスクリプション]を選択します。
すると、購読しているすべてのサイトが表示されます。ある時点で100以上のウェブサイトからメールを受け取るように登録していたことに驚きました。請求メールやアカウント情報など、重要なものもいくつかありましたが、ほとんどはかつて使っていたものの、今はもう頼りにしていないサービスのものでした。
「購読解除」をクリックするだけで、多くの場合は完了です。一部のサイトでは新しいページが必要になることに気付きましたが、ほとんどの場合、Outlook が購読解除ページに直接移動し、自動的に手続きを進めてくれました。
幸いにも、サブスクリプション管理と Sweep のおかげで、3 年後には同じ混乱に陥ることはないでしょう。
ショーン・エンディコットはWindows Centralのテクノロジージャーナリストで、Windows、Microsoftソフトウェア、AI、PCを専門としています。Windows 10と11からChatGPTのようなAIツールの台頭まで、主要なリリースを取材してきました。ショーンのキャリアはLumia 930から始まり、アプリ開発者との強いつながりを築きました。執筆活動以外では、アメリカンフットボールのコーチも務めており、チームの運営にMicrosoftのサービスを活用しています。ノッティンガム・トレント大学で放送ジャーナリズムを学び、X(@SeanEndicott_)とThreads(@sean_endicott_)で活躍しています。