データをより有効活用するためのMicrosoft Excelツール7選：Officeのヒントとコツ

Microsoft Excelのスプレッドシートにデータがぎっしり詰まっているのに、次に何を見ればいいのかわからない、そんな経験はありませんか？データを精査、並べ替え、分析して、もっと有効活用できたらいいのに、と思ったことはありませんか？もう探す必要はありません。このガイドでは、データへのアクセス性を高め、必要な情報（しかも見栄えも抜群！）を得られる7つの便利なツールをご紹介します。 

以下のExcel関数は、新規または既存のデータベースで、情報を迅速かつ簡単に検索または要約するために使用できます。これらの関数を使えば、数え切れないほどの数字を、数回クリックするだけで意味のあるデータに変換できます。 

ここでは7つのツールしかご紹介していませんが、これらはあなたの能力を大きく向上させるでしょう。ほとんどのツールを組み合わせることで、その効果をさらに高め、上司や同僚を驚かせることができるでしょう。

これらのツールのほとんどは比較的基本的なものですが、後半のいくつかは中級レベルに近いかもしれません。しかし、少し練習すれば誰でも使いこなせるようになり、Microsoft Officeプロジェクトに素晴らしい効果をもたらすことができます。

それでは、これ以上長々と説明せずに、データを活用するための最初のシンプルなツールを見てみましょう。

和

言葉通り簡単です。Sum関数を使えば、要求されたすべてのデータの合計を求めることができます。行や列をまたいで計算できるだけでなく、スプレッドシート上の複数の数値ソースを合計することも可能です。

基本的な合計式の作成方法を見てみましょう。

=Sum(value1,value2,value3…)

データ範囲の合計を求めるには、数式内の値をセルに置き換えます。例えば、セルA1からA20までの値を合計するには、「Sum(A1:A20)」と入力します。さらにセルまたは範囲を追加するには、カンマで区切って「=Sum(A1:A20, B15, C2:C5)」と入力します。

セル名を入力して、どのセルを含めるかを数式に正確に指示することも、含めたいセルをクリックしてドラッグし、その上にボックスを描くと、数式によって自動的にセルが追加されます。

行または列の末尾で合計を計算したり、シート内の別の場所に表を作成したりできます。あるシートの内容を合計し、その結果を別のシート（またはワークブック）に完全に引き渡すこともできます。シンプルなツールですが、見た目よりもはるかに機能的です。

カウント

最も基本的なCount関数は、その名の通り、範囲内の選択されたセルの総数を数えます。ただし、セルの内容の合計ではなく、存在するセルの数だけを数えます。以下の数式を使用します。

=Count(value1,value2,value3…)

括弧内には、個々の値またはセルを列挙するか、計算対象となるセル範囲を入力できます。範囲は、A1:A50 や A1:D50 のように、複数の行と列にまたがることもできます。

上記の例は、小規模なデータベース内の顧客によるトランザクションの合計数を示しています。

Count 関数は数値を含むセルのみをカウントするため、セルが空白またはテキストを含む場合は、そのセルは完全に無視されます。

特定の数値や特定のテキスト文字列を含むセルなど、より具体的な方法でセルをカウントしたい場合は、より強力な CountIf についてお読みください。

カウントイフ

この関数は、指定された条件を満たすセルのみをカウントします（まさにその名の通りです！）。例えば、特定の名前やID番号、あるいは特定の閾値を超えるまたは下回る値を含むセルのみをカウントしたい場合などです。

=CountIf(range,criteria)

先ほどのcount関数と同様に範囲を選択し、カンマで区切って、考慮したい条件を指定します。以下の例では、上記の例の注文リストに顧客の名前が何回出現するかを数えることで、各顧客の注文数をカウントしています。

例えば、100ドル以上の売上だけをカウントしたい場合は、数式の条件を「>100」に設定するだけです。この場合、数式は「=CountIf(F1:F19, “>100”)」となります。条件は非常に多様で、範囲内の数値をカウントしたり、特定のテキストをカウントしたり、別の指定したセルの内容と一致するものをカウントしたりできます。

合計

CountIfと同様に、SumIfを使って、指定した条件を満たすセルだけを対象とすることができます。Countifはセルの数だけを数えるのに対し、SumIfは指定した条件に一致するセルの内容を合計します。

=SumIf(range,criteria,[sum_range])

上記のCountIf関数と同様に、様々な条件を文字列で指定することで、複数のセルの厳密なルールに合致するデータを合計することができます。違いの一つは、数式に[合計範囲]が含まれていることです。これにより、ある列でルールを指定し、対応する別の列の値を合計することができます。

前の例を踏まえて、ここではSumIf関数を使って、顧客名を条件として各顧客の注文金額を合計する表を作成しています。スプレッドシートの抽出結果（上記参照）では、青でハイライト表示されているセルが条件のチェック対象となるセルです。条件が一致すると、赤でハイライト表示されているセルが合計されます。

最小 / 最大

この便利な関数は、一連の数値から最大値と最小値を簡単に抽出してくれるので、何行もの情報の中から間違い探しをする手間が省けます。どの顧客があなたのビジネスに最も多くのお金を使っているかを一目で確認したり、例えばマラソンランナーのタイムリストがあれば、最速または最遅のタイムを瞬時に表示したりするのに役立ちます。

=Min(value1,value2,value3…)

または

=Max(value1,value2,value3…)

この小さなツールは本当に時間を節約してくれます。データの順位が変わっても、数式を常に確認して正しいことを確認することで、最小値と最大値は常に最新の状態に保たれます。 

これを条件付き書式と組み合わせて、セルまたはテキストに異なるスタイルの色を適用したり、情報を概要ページに表示して常に最新の変更内容を把握したりすることができます。

ランク

Min/Max関数を使って最大値と最小値を表示するだけでなく、選択したデータを個々の値で順位付けすることもできます。これはrank式を使って行います。

保有しているデータに応じて、ランク機能を使用すると、どの製品の売上が最も少ないか、どの Web ページが最も多くのクリックを受けているかなど、注意を集中する必要がある場所をすばやく確認できます。

例を見てみましょう:

=RANK(number,ref,[order])

ランクを割り当てたい番号を選択し、次に「ref」は比較する値のグループ、オプションで「order」値を指定します。降順の場合は 0、昇順の場合は 1 になります。 

上記の例では、どの顧客が販売に最も多くの／最も少ない支出をしているかを示しています。その時々のニーズに応じて、前の列を選択することで、簡単に販売量を確認するように変更できます。

繰り返しになりますが、これを条件付き書式と組み合わせて最高ランクと最低ランクを目立たせたり、各ランクをスライド式のカラー スケールに表示して、個性を演出したりすることもできます。

Vlookup

悪名高いVLOOKUP関数は非常に便利ですが、その評判ほど難しくはありません。テーブルの最初の列から一意の値（注文番号、ID番号、名前など）を入力すると、VLOOKUP関数はテーブル全体を検索し、入力値に関連する特定のデータを返します。

上記の顧客データベースを使用すると、最初の列の一意の取引番号を入力して、その取引に関連するすべての詳細を表示できます。

これに使用される式は次のとおりです。

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup)

一見複雑に見えますが、実はとても簡単です。詳しく見ていきましょう。

検索値は、検索を開始する前に読み取るセルです。これは、検索を開始するために入力する一意の情報文字列です。例えば、特定の顧客の売上を検索するために、取引番号を入力することができます。

テーブル範囲は検索範囲です。ここで検索対象とするデータを指定すると、関数は検索値を入力するたびにこのテーブルを検索します。検索値は必ずこのテーブルの最初の列に入力してください。

Col_index_numは上記の Table_array の列番号で、出力するデータを提供します。lookup 関数は lookup_value を取得し、table_array 内でその値を検索し、ここで入力した列番号にあるデータを取得します。

範囲検索はオプションのフィールドです。TRUE または FALSE を入力できます。TRUE の場合、検索は近似一致を検索します。FALSE の場合、検索は完全一致を検索します。空白のままにした場合、常に TRUE がデフォルトになります。

この例では、セルI4のVLOOKUP式はセルH4から取引番号を読み取ります。表内でこの番号を見つけ、次に列2（この場合は顧客名）を参照します。そして、この列まで読み進め、Danという名前を返します。

Vlookupをさらに多くのセルに拡張することで、各取引番号で行われた顧客注文の完全な再集計を作成できます。隣接する情報を参照するには、列番号を変更するだけで済みます。

Vlookupは便利ですが、いくつかの制限があります。まず、Vlookupの値は重複する値を認識しません。同じID番号を持つ取引が2つある場合、関数は最初の一致を見つけてそこで停止します。そのため、一意の値を持つことが重要です。例えば、姓を使用していて「Smith」という名前が2つある場合、Vlookupは常に最初の「Smith」で停止します。

次に、VLOOKUP関数は右方向しか参照できません。これはズーランダーの引用ではありませんが、検索の仕組み上の特徴です。VLOOKUP関数は、左側の列から「検索値」を探し、その右側の列（ユーザーが指定した列）から情報を返します。XLOOKUP関数など、この問題を回避する方法はありますが、少し高度なものになります。

ここまで解説したExcelのツールをすべて導入・組み合わせることで、あなたが足を休めたり、コーヒーを飲んだりしている間も、スプレッドシートはバックグラウンドで常に計算処理を続けます。すべてをシンプルなダッシュボードやトップページにまとめれば、データはまるであなた専用のソフトウェアパッケージのように、あなたによってデザインされた特別なものになります。

この記事で紹介したツールと、スプレッドシートの達人になるためのMicrosoft Excelの10のヒント集で紹介されているヒントを活用すれば、複雑なデータベースをあっという間に作成できます。そこに自分なりのスタイルとセンスを少し加えるだけで、同僚や顧客を驚かせたり、自分自身に自信を与えたりするような、プロフェッショナルなページを簡単に作成できます。

スプレッドシートの作成時に少しの時間と労力を費やすことで、スプレッドシートの寿命と使いやすさが長くなり、使いやすくなります。データがあれば、常に最新の情報を入手でき、貴重な時間を節約できるだけでなく、見た目も美しくなります。 

その他のリソース

Windows 10 および Windows 11 に関する役立つ記事、情報、よくある質問への回答については、次のリソースをご覧ください。

• Windows CentralのWindows 11 — 知っておくべきことすべて
• Windows Central の Windows 10 — 知っておくべきことすべて

Daryl は Microsoft Excel の達人で、かつて Windows Central に寄稿していた人物です。あなたもスプレッドシートの達人になれるようお手伝いします。